Jouw gegevens zijn vertrouwd.

Wie zijn wij

Treffo is het platform dat zakelijke aanvragen voor geschenken en pakketten verbindt met passende leveranciers.

Treffo is gevestigd te [adres] en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer].

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via [e-mailadres].

Welke gegevens verzamelen wij

Afhankelijk van hoe je Treffo gebruikt, kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

• Bedrijfsgegevens van opdrachtgevers, zoals bedrijfsnaam, eventueel slogan, vestigingsplaats en informatie over de organisatie.
• Contactgegevens van opdrachtgevers, zoals naam van de contactpersoon, e-mailadres en telefoonnummer.
• Inhoud van een aanvraag, waaronder gewenste categorie, aantallen, budget, creatieve wensen, personalisatiewensen, levering en regio.
• Aanmeldgegevens van leveranciers, waaronder bedrijfsnaam, beschrijving van de organisatie, capaciteit, vestigingsplaats, regio, leverings- en personalisatiemogelijkheden en contactgegevens.
• Bijlagen bij voorstellen van leveranciers, zoals foto's of pdf's die een voorstel toelichten.
• Betalingsinformatie van leveranciers, voor zover nodig voor het afrekenen van de dienstverlening van Treffo.
• Communicatie en statusinformatie, zoals reacties op aanvragen, ingediende voorstellen en relevante correspondentie.
• Technische en gebruiksgegevens die noodzakelijk of nuttig kunnen zijn voor het functioneren, beveiligen en verbeteren van het platform.

Waarvoor gebruiken wij de gegevens

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken voor onder meer de volgende doeleinden:

• Het ontvangen, behandelen en opvolgen van aanvragen.
• Het registreren en beheren van leveranciers.
• Het selecteren of matchen van leveranciers die op basis van beschikbare informatie aansluiten bij een aanvraag.
• Het uitnodigen van leveranciers om op een aanvraag te reageren.
• Het ontvangen, verwerken en doorgeven van voorstellen.
• Het tot stand brengen van contact tussen een opdrachtgever en een leverancier wanneer daarvoor binnen het platform wordt gekozen.
• Het uitvoeren en beheren van de dienstverlening van Treffo.
• Het beveiligen van het platform, voorkomen van misbruik en oplossen van technische problemen.
• Het analyseren en verbeteren van het functioneren en gebruiksgemak van het platform.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Grondslagen voor de verwerking

Treffo verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Afhankelijk van de betreffende verwerking kan deze gebaseerd zijn op:

• de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent, of het nemen van maatregelen op jouw verzoek voordat een overeenkomst wordt gesloten;
• een wettelijke verplichting die op Treffo rust;
• een gerechtvaardigd belang van Treffo of een derde, bijvoorbeeld voor het beveiligen, beheren en verbeteren van het platform, voor zover jouw privacybelangen niet zwaarder wegen;
• jouw toestemming, wanneer toestemming voor een specifieke verwerking wettelijk vereist of passend is.

Matching en selectie van leveranciers

Treffo kan informatie uit een aanvraag gebruiken om te bepalen welke leveranciers mogelijk aansluiten bij de wensen van een opdrachtgever. Daarbij kan onder meer rekening worden gehouden met factoren zoals categorie, regio, capaciteit, aantallen, budget, leveringsmogelijkheden en personalisatiemogelijkheden.

Deze selectie gebeurt handmatig door Treffo. Het platform kan daarbij indicaties of aandachtspunten tonen die helpen bij de beoordeling; de keuze van leveranciers wordt altijd door Treffo zelf gemaakt.

Treffo gebruikt dergelijke matching om relevante leveranciers en aanvragen met elkaar in verbinding te brengen. Wij nemen hiermee geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor gebruikers juridische gevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen, tenzij dit overeenkomstig de toepasselijke wetgeving is toegestaan en passende waarborgen zijn getroffen.

Delen van gegevens tussen opdrachtgevers en leveranciers

Treffo beschermt de identiteit en contactgegevens van opdrachtgevers gedurende het initiële aanvraag- en selectieproces.

Leveranciers krijgen in eerste instantie alleen informatie te zien die noodzakelijk of relevant is om te kunnen beoordelen of zij op een aanvraag willen reageren en een passend voorstel kunnen doen. Identificerende bedrijfs- en contactgegevens van de opdrachtgever worden daarbij afgeschermd.

Ook voorstellen worden aan de opdrachtgever gepresenteerd zonder naam en contactgegevens van de leverancier, zodat voorstellen onafhankelijk van elkaar kunnen worden vergeleken.

Pas wanneer de opdrachtgever aangeeft met een bepaalde leverancier verder te willen, deelt Treffo de contactgegevens van beide partijen. Het contact tussen opdrachtgever en leverancier wordt door Treffo zelf gelegd, nadat de keuze van de opdrachtgever is bevestigd.

Treffo beperkt het delen van gegevens zoveel mogelijk tot de gegevens die voor het betreffende doel noodzakelijk zijn.

Delen met andere partijen

Treffo verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens.

Voor het aanbieden, onderhouden en beveiligen van het platform kan Treffo gebruikmaken van externe dienstverleners. Dit kunnen bijvoorbeeld partijen zijn voor:

• hosting en databasebeheer;
• technische infrastructuur;
• e-mail- en communicatiediensten;
• beveiliging;
• analyse van het functioneren van het platform;
• ondersteuning van bedrijfsprocessen;
• betaalverwerking, indien deze functionaliteit wordt aangeboden.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Treffo kan gebruikmaken van dienstverleners die binnen of buiten de Europese Economische Ruimte (EER) actief zijn.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt of toegankelijk kunnen zijn vanuit een land buiten de EER, zorgt Treffo ervoor dat daarvoor een geldige juridische basis bestaat en dat, waar vereist, passende waarborgen worden getroffen overeenkomstig de AVG.

Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, toepasselijke standaardcontractbepalingen of een andere wettelijk toegestane waarborg.

Bewaartermijnen

Treffo bewaart persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk of wettelijk verplicht is. Als algemeen uitgangspunt geldt:

• Aanvragen en de daarbij behorende gegevens kunnen tot maximaal 24 maanden na de laatste relevante activiteit worden bewaard.
• Bijlagen bij voorstellen en betalingsinformatie worden tot maximaal 24 maanden na de laatste relevante activiteit bewaard, tenzij eerder om verwijdering wordt verzocht.
• Gegevens van leveranciers kunnen worden bewaard zolang de leverancier actief gebruikmaakt van Treffo en gedurende een redelijke periode daarna.
• Technische en beveiligingsgegevens worden bewaard zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor beveiliging, controle, probleemoplossing en bescherming tegen misbruik.
• Gegevens die onderdeel zijn van de financiële of wettelijke administratie worden bewaard gedurende de termijn die voortvloeit uit toepasselijke wet- en regelgeving.
• Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of zodanig verwerkt dat zij niet langer tot een persoon herleidbaar zijn, voor zover dit technisch en redelijkerwijs mogelijk is.

Beveiliging

Treffo neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, ongewenste openbaarmaking, wijziging en andere vormen van onrechtmatige verwerking.

De aard en omvang van de beveiligingsmaatregelen worden afgestemd op de gegevens die worden verwerkt, de gebruikte systemen, de stand van de techniek en de relevante risico's.

Waar nodig worden onder meer maatregelen genomen op het gebied van toegangsbeheer, beveiligde gegevensoverdracht, systeem- en databasebeveiliging, authenticatie, monitoring en beperking van toegang tot persoonsgegevens.

Treffo beoordeelt de beveiligingsmaatregelen periodiek en kan deze aanpassen wanneer technische ontwikkelingen, risico's of wijzigingen in de dienstverlening daar aanleiding toe geven.

Cookies en vergelijkbare technieken

Treffo kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken om de website en het platform goed en veilig te laten functioneren en om het gebruik ervan te analyseren en verbeteren.

Voor cookies en vergelijkbare technieken waarvoor volgens de toepasselijke wetgeving toestemming nodig is, vragen wij deze toestemming voordat deze technieken worden geplaatst of gebruikt.

Functionele en andere technisch noodzakelijke technieken kunnen worden gebruikt voor zover deze noodzakelijk zijn voor het functioneren of beveiligen van de website en het platform.

Zodra aanvullende analyse-, marketing- of andere cookietechnologieën worden gebruikt, kan Treffo hierover aanvullende informatie verstrekken via een afzonderlijk cookiebeleid of de cookie-instellingen van de website.

Jouw rechten

Op grond van de AVG kun je, afhankelijk van de omstandigheden, onder meer recht hebben op:

• inzage in de persoonsgegevens die wij over jou verwerken;
• correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van bepaalde verwerkingen;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• overdracht van bepaalde persoonsgegevens;
• intrekking van eerder verleende toestemming.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Treffo kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, technische systemen of toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie wordt op de website van Treffo gepubliceerd. Wanneer wijzigingen daar aanleiding toe geven, kunnen wij gebruikers hier aanvullend over informeren.

Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van jouw persoonsgegevens of wil je gebruikmaken van een privacyrecht? Neem dan contact op met Treffo, [adres], of mail naar [e-mailadres].

Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.